Privacy Policy for Tsukuba Global Science Week (TGSW)

For the purposes described in section 1 of this Privacy Policy, the University of Tsukuba (hereinafter, the “University”), a national university corporation, will ask people planning to participate in the Tsukuba Global Science Week (hereinafter, the “TGSW”), an international convention hosted by the University, to provide their personal data. The University may also take photos and videos of participants at TGSW events. Personal data to be provided will be processed appropriately in compliance with applicable Japanese laws and regulations, the University’s own rules, etc., with strong awareness of the importance of security.

All prospective participants of the TGSW are required to read this Privacy Policy.
If you agree to this condition, please check the “Agree” box in the “Privacy Policy Confirmation” check box. (This method of consent is hereinafter referred to as “Blanket Consent”.)

If you do not agree only to the use of personal data for the purposes listed below (hereinafter, “Non-operational Purposes of Use”) in “1. Purposes of Use of Personal Data,” please indicate so in the “Special Needs” and check the “Agree” box in the “Privacy Policy Confirmation” check box. (This method of consent is hereinafter referred to as “Limited Consent”.)

• To send invitations to conferences and events to be held by the University in the future
• To conduct questionnaire surveys with participants and collect feedback

If you have given your consent by way of Limited Consent, your personal data will not be used for Non-operational Purposes of Use. Even in such cases, you may participate in TGSW and use TGSW's websites without any difference from those who have given Blanket Consent.
If you simply check the “Agree” box rather than Limited Consent, you are deemed to agree to all of this Privacy Policy, including for Non-operational Purposes of Use.

If you do not agree to any points other than Non-operational Purposes of Use (i.e., if you do not provide Blanket or Limited Consent), please do not provide your personal information to the University. Please note that in such a case, you cannot participate in the TGSW or use the TGSW-related websites.
Please click here to see the changes from the previous Privacy Policy in the TGSW2022.

[For residents of the European Economic Area (EEA) and the United Kingdom (UK)]
Personal data to be provided by residents of the EEA and the UK will be processed appropriately in compliance with the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), in addition to applicable Japanese laws and regulations, the University’s own rules, etc., with strong awareness of the importance of security. Such personal data will be transferred to the University, which is located outside the EEA and the UK, and the Commission has not decided that the University offers an adequate level of data protection in accordance with Article 45 of the GDPR.
If you agree to this condition as well as the transfer of your personal data to countries outside the EEA and the UK, please check the “Agree” box in the “Privacy Policy Confirmation” column.

1. Purposes of the use of personal data

The University will use personal data for the following purposes.

• To register for participation in the TGSW
• To provide announcements concerning the details of the TGSW and notices for registered participants
• To show names, affiliation, department, etc. of participants (primarily speakers) on the TGSW webmedia, online conference systems, publications or reports for the purpose of properly operating the TGSW
• To publish photographs and videos of participants as subjects in the TGSW web media, publications, and reportsTo carry out the invitation procedureTo carry out procedures for security export control
• To perform accounting work
• To transfer money for rewards and other necessary expenses to bank accounts
• To ensure your safety and carry out crisis management measures
• To reply to your inquiries
• To respond to your special requests for meals and other services
• To conduct questionnaire surveys with participants and collect feedback
• To understand demographic trends among participants of the TGSW
• To send invitations to conferences and events to be held by the University in the future
• To notify changes in laws and policies relating to the processing of personal data provided
• To perform various other procedures necessary to operate the TGSW, send necessary notices, and so on
• [For residents of the EEA and the UK]
  The legal basis for the University to use personal data obtained is the consent given by the data subject (Article 6, paragraph 1, item (a) of the GDPR).

2. Personal data to be obtained

The University will ask you and those accompanying you for the TGSW to provide the following personal data.

• Name, affiliation, department, job title, e-mail address, nationality, country of residence, and other information provided on the registration form
• Photos and videos taken at TGSW events
  In addition, the University may ask participants to provide the following personal data on an as-needed basis in order to make requests for speeches, make arrangements for airline tickets and accommodations, pay rewards, provide special support, and so on.
• Contact information of the place of employment or activity (address, job title, e-mail address, telephone number)
• Contact information (residence address, telephone number)
• Copy of the personal data pages of the passportt
• Career summary (CV), photo
• Information provided to the University, including inquiries made to the University, special demands, and replies to questionnaire surveys
• Bank account information
• Emergency contact information
• Other minimum information for participation in the TGSW or implementation of necessary procedures after the TGSW

3. Management of personal data

The University will appropriately manage personal data obtained and will retain such data for 5 years after the end of each year's TGSW in order to fulfill the purposes of Section 1.

4. Provision of personal data to third parties

The University will not provide your personal data to third parties, except when your consent has been received.
However, in the following cases, the University may provide personal data to third parties within a minimally necessary range.

• In cases where your personal data are provided in accordance with laws and regulations.
• In cases where it is necessary to cooperate with a national agency, a local government, or an individual or entity entrusted by either of the foregoing to execute affairs as prescribed by law.
• In cases where you fall sick or are involved in an accident or a natural disaster while you participate in the TGSW, and hospitals, administrative agencies, etc. ask for your personal data in order to secure your safety or carry out risk management measures.

5. Outsourcing of the processing of personal data

To achieve the purposes described in section 1 of this Privacy Policy, the University may outsource the processing of personal data obtained to external entities within a minimally necessary range. In such a case, the University
will choose a data processing agent with which a contract has been entered into concerning obligations such as those to maintain the confidentiality of personal data and refrain from using data for purposes other than the
above-mentioned purposes. The University will exercise necessary supervision to ensure that the data processing agent manages personal data safely and appropriately.

6. Rights of the data subject

The data subject will have the following rights. If you desire to exercise these rights, please contact the TGSW Secretariat in advance. The contact information of the TGSW Secretariat is provided in section 7 of this PrivacyPolicy.

1. Right to access the data subject’s own personal data and information on the processing of such data
2. Right to rectify or erase personal data
3. Right to request the data controller for restriction of processing concerning the data subject
4. Right to object to processing of personal data
5. Right to data portability
6. Right to withdraw consent at any time (However, the withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.)
7. Right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning the data subject or similarly significantly affects him or her
8. [For residents of the EEA and the UK]
   Right to lodge a complaint with a supervisory authority established in each country to supervise the application of the GDPR

7. Contact information (personal data controller)

Tsukuba Global Science Week(TGSW)におけるプライバシーポリシー

国立大学法人筑波大学（以下「法人」といいます。）は、法人が主催する国際会議（Tsukuba Global　Science Week（以下「TGSW」といいます。）の参加希望者に、本プライバシーポリシー第１項に掲げる目的のため、個人データのご提供をお願いしています。また、ＴＧＳＷのイベントで写真・動画撮影をさせていただくことがございます。
取得した個人データは、日本国の関係法令、法人の法人規則等を遵守し、セキュリティの重要性を認識した上で適切に取り扱います。
TGSWへの参加を希望される全ての方は、本プライバシーポリシーをご確認願います。
この取り扱いに同意いただける場合は、プライバシーポリシー確認欄の「同意」の項にチェックを入れてください（以下、このような同意方法を「包括同意」といいます。）。
また、「１個人データの利用目的」のうち、以下の目的（以下「運営外利用目的」といいます。）のための個人データの利用についてのみ同意いただけない場合には、「特別な要望」にその旨ご記載の上で、プライバシーポリシー確認欄の「同意」の項にチェックを入れてください（以下、このような同意方法を「限定同意」といいます。）。

〈運営外利用目的〉

• 今後、法人が開催する会議及びイベントの開催案内を送付するため
• 参加者向けアンケート調査やフィードバックの収集のため

限定同意の方法により同意いただいた場合は、運営外利用目的による個人データの利用はいたしません。なお、その場合でも、包括同意をされた方々と差異なくTGSWへの参加やTGSWの関連Webサイトをご利用いただくことができます。
限定同意ではなく、単に「同意」の項にチェックを入れていただいた場合には、運営外目的を含めた本プライバシーポリシーの全てに同意いただいたものとみなします。
運営外利用目的以外の点についてもご同意いただけない場合（包括同意または限定同意がいただけない場合）は、法人への個人情報への提供はご遠慮ください。その場合には、TGSWへの参加やTGSWの関連Webサイトをご利用いただくことはできませんのでご了承願います。
なお、前回のTGSW２０２２におけるプライバシーポリシーからの変更点はこちらをご確認ください。

*欧州経済領域及び英国（以下「EEA等」といいます。）に居住する方へ
EEA等に所在する方から提供いただく個人データについては、前述の日本国の関係法令、法人の法人規則等に加え、EU一般データ保護規則第2016/679号（General Data Protection Regulation（以下「GDPR」といいます。）を遵守し、セキュリティの重要性を認識した上で適切に取り扱います。また、ご提供いただいた個人データについては、EEA等域外に所在する法人へ移転します。なお、法人はGDPR第45条に規定された十分性認定を受けておりません。この取扱い及び域外移転に同意いただける場合は、プライバシーポリシー確認欄の「同意」の項にチェックを入れてください。

1.個人データの利用目的

法人は、次に掲げる事項を目的として、提供いただいた個人データを利用します。

• TGSWの参加者登録
• TGSWの実施内容の案内や参加登録者向けのお知らせの提供のため
• TGSW運営のため、参加者（主に登壇者）の名前や所属先をTGSWのWebメディアやオンライン会議システム、出版物、報告書に表示するため
• TGSWのWebメディアや出版物、報告書に、参加者を被写体とする写真、動画を掲載するため
• 招へい手続きのため
• 安全保障輸出管理にかかる手続きを行うため
• 経理業務のため
• 銀行口座に謝金などの必要経費を振り込むため
• 貴殿の安全確保、危機管理対応のため
• 貴殿からのお問い合わせへの回答のため
• 貴殿からの特別な要望に応じて食事やその他サービスを提供するため
• 参加者向けアンケート調査やフィードバックの収集のため
• TGSW参加者の傾向を把握するため
• 今後、法人が開催する会議及びイベントの開催案内を送付するため
• 提供頂いた個人データの取り扱いに関する法律やポリシーの変更をお知らせするため
• その他TGSWに関する業務上必要な諸手続き及び連絡等のため

*欧州経済領域及び英国（以下「EEA等」といいます。）に居住する方へ
法人が提供いただいた個人データを利用する法的根拠は、GDPR第6条第1項所定のデータ主体による「同意」（同項（a））です。

2.取得する個人データ

法人は貴殿及び同行者のTGSW参加にあたり、以下の個人データを提供頂きます。

• 氏名、所属、職名、Emailアドレス、国籍、居住地等参加登録フォームに記載いただく情報
• ＴＧＳＷのイベントで撮影した写真・動画
  また、以下の個人データについては、講演や出張の依頼、航空券や宿泊先の手配、謝金の支払い、特別なサポートへの対応など、必要に応じて別途提供頂くことがあります。
• 勤務先または所属機関の連絡先（住所・職名・Emailアドレス・電話番号）
• 連絡先（自宅住所、電話番号）
• 旅券（パスポート）の個人データページの写し
• 略歴（CV）、写真
• 法人への問合わせ内容、特別な要望、アンケート調査の回答を含む、法人へ提供される情報
• 銀行口座情報
• 緊急時の連絡先
• その他TGSWへの参加又は事後対応のために必要とされる最小限度の情報

3.個人データの管理

法人は、取得した個人データを適切に管理し、1項の目的を達成するために、各年のTGSW終了後５年間保持します。

4.個人データの第三者への提供

取得した個人データは、あなたの同意を得ている場合を除き、原則として法人外の第三者に提供することはありません。
ただし、以下の場合には必要最小限の範囲において提供を行うことがあります。

• 法令に基づく場合
• 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行するために協力する必要がある場合
• TGSW参加中に、病気・事故、自然災害が発生した場合、あなたの安全確保や危機管理のため、病院や行政機関などに個人データの提供を求められた場合

5.個人データの取扱い業務の委託

法人は、第1項に掲げた利用目的を達成するため、必要最小限の範囲において取得したデータを取り扱う業務を委託する場合があります。
この場合、法人は個人データに関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務について契約を締結している処理者を委託先として選定し、個人データの安全管理が適切に行われるよう必要な監督を行います。

6.データ主体の権利

データ主体は、次に掲げる権利を有します。これらの権利行使等を希望される場合は、第７項の問合せ先まで事前にご連絡ください。

1. 自己の個人データ及び個人データの取扱いに関する情報へアクセスする権利
2. 個人データを訂正又は消去する権利
3. データ主体と関係する取扱いの制限を管理者から得ることを要求する権利
4. 個人データの取扱いに対して異議を述べる権利
5. データポータビリティの権利
6. いつでも同意を撤回する権利（ただし、その撤回前の同意に基づく取扱いの適法性に影響を与えるものではありません。）
7. データ主体に関する法的効果を発生させる、又はデータ主体に対して同様の重大な影響を及ぼすプロファイリングを含む専ら自動化された取扱いに基づいた決定の対象とされない権利
8. 【EEA等居住者の場合】EEA等の各国に設置されているGDPRの適用を監視するための監督機関に異議を申し立てる権利

7.問合せ先（個人データの管理者）